Hiệu quả áp dụng tiêu chuẩn ISO trong cải cách thủ tục hành chính ở Hạ Long

p dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước là một trong những nội dung quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính. Việc áp dụng ISO trong hoạt động của UBND cấp phường, xã và các đơn vị, phòng, ban của thành phố, góp phần xây dựng nền hành chính khoa học và xây dựng chính quyền kiến tạo, phục vụ nhân dân là khâu quan trọng để đồng bộ hiệu quả cải cách hành chính các cấp. Năm 2022, Ban chỉ đạo ISO thành đã hoàn thành việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đối với hoạt động của 100% cơ quan hành chính Nhà nước từ cấp thành phố đến các xã, phường.

TP Hạ Long triển khai phần mềm ISO điện tử theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 bước đầu mang lại những hiệu quả rõ rệt.

Ngay từ đầu năm, Ban chỉ đạo đã bám sát các nhiệm vụ trong kế hoạch về việc chuyển đổi, áp dụng TCVN ISO 9001:2015 và duy trì, cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố; triển khai thực hiện các nhiệm vụ do Ban Chỉ đạo ISO tỉnh chỉ đạo; tham mưu xây dựng Mục tiêu và Kế hoạch thực hiện Mục tiêu chất lượng, cam kết Mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng của Thành phố, phòng, ban và cấp xã; kịp thời xây dựng tốt các quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo quy định. Cơ quan thường trực của Ban chỉ đạo đã tham mưu cho UBND Thành phố ban hành các quyết định, văn bản hướng dẫn về công tác ISO, cụ thể:

Việc áp dụng ISO góp phần xây dựng một hệ thống quy trình đồng bộ, khoa học, phù hợp với chính sách và mục tiêu chất lượng đã đề ra, loại bỏ cơ bản các thủ tục rườm rà, phức tạp

Đến thời điểm hiện tại, 100% các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thực hiện số hóa tài liệu, quy trình giải quyết TTHC, quy trình giải quyết công việc không phải là TTHC và các tài liệu khác thuộc hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 áp dụng trên phần mềm ISO điện tử.

Cơ quan thường trực đã tham mưu UBND Thành phố chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc triển khai thực hiện áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc Thành phố và UBND các xã, phường. 100% các đơn vị đã ban hành Quyết định công bố chất lượng, thực hiện niêm yết Chính sách chất lượng, xây dựng Mục tiêu chất lượng năm 2022 và Kế hoạch thực hiện Mục tiêu chất lượng năm 2022.

Các đơn vị đã thực hiện ký hợp đồng với đơn vị tư vấn để thực hiện đào tạo, hướng dẫn, hỗ trợ việc xây dựng, chuẩn hóa quy trình giải quyết TTHC trên phần mềm ISO điện tử, các đơn vị thường xuyên sửa đổi quy trình để cập nhật trên phần mềm ISO điện tử.

Cơ quan thường trực thường xuyên theo dõi, tổng hợp và đánh giá kết quả thực hiện của các cơ quan, đơn vị

Cơ quan thường trực thường xuyên theo dõi, tổng hợp và đánh giá kết quả thực hiện của các cơ quan, đơn vị trong việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng và đề xuất UBND Thành phố xem xét, giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện, đồng thời phối hợp với các đơn vị và Cơ quan thường trực ban chỉ đạo ISO tỉnh để tháo gỡ khó khăn, đề xuất sửa đổi phần mềm phù hợp với tình hình thực tế của địa phương. 100% các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của Thành phố và cấp xã được xây dựng quy trình và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo hệ thống TCVN ISO 9001:2015 điện tử đảm bảo kết nối thông suốt với hệ thống Chính quyền điện tử Tỉnh (Số' lượng bộ thủ tục nội bộ của Thành phố được xây dựng: 287 bộ, Số lượng bộ thủ tục nội bộ của cấp xã được xây dựng: 119 bộ).

Ban chỉ đạo ISO còn tham mưu UBND Thành phố tiếp tục duy trì hệ thống tiếp nhận trả lời phản ánh kiến nghị của người dân, doanh nghiệp qua hệ thống phiếu khảo sát, trên trang Zalo, các trang mạng xã hội của Trung tâm Hành chính công nhằm hướng dẫn giải đáp, xử lý các ý kiến của tổ chức công dân về TTHC thuộc phạm vi thẩm quyền giải quyết; thực hiện hành động khắc phục khi phát hiện các điểm không phù hợp trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ theo các quy trình đã ban hành. Trong quá trình thụ lý các hồ sơ, tài liệu liên quan đến các quy trình ISO đã ban hành, công chức phụ trách thực hiện đúng các quy trình chung, quy trình thực hiện cung cấp dịch vụ hành chính công trong phạm vi chức năng quản lý về kiểm soát hồ sơ.

Ban chỉ đạo ISO cũng làm tốt việc tham mưu triển khai áp dụng Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố mang lại hiệu quả thiết thực, thúc đẩy công tác cải cách hành chính: Tạo thói quen làm việc khoa học, hiệu quả hơn thông qua việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình đã xây dựng; việc tổ chức, thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên, hồ sơ tài liệu đã được thực hiện theo quy chuẩn của phần mềm ISO điện tử.

Góp phần xây dựng một hệ thống quy trình đồng bộ, khoa học, phù hợp với chính sách và mục tiêu chất lượng đã đề ra, loại bỏ cơ bản các thủ tục rườm rà, phức tạp; quy trình và thời gian giải quyết hồ sơ được thực hiện đúng, đủ, theo hướng đơn giản, rút ngắn thời gian đúng quy định pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức và công dân trong giao dịch với chính quyền. Chất lượng, hiệu quả công tác quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính công được nâng cao, tạo được lòng tin và sự hài lòng của người dân. Các thủ tục liên quan đến quá trình giải quyết hồ sơ hành chính đều được niêm yết công khai và cập nhật thường xuyên tại nơi tiếp công dân, tại Trung tâm Hành chính công và tại các phòng ban của thành phố; việc làm này đã khắc phục cơ bản các trường hợp giải quyết hồ sơ trễ hạn.

Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, đặc biệt thực hiện trên nền tảng phần mềm ISO điện tử giúp chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng từ hình thức thủ công sang hình thức điện tử - thực hiện trên môi trường mạng với các thao tác đơn giản, nhanh chóng, khắc phục được các nhược điểm của việc quản lý thủ công. Việc chuyển đổi này đảm bảo cung cấp dịch vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc và trao đổi văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức. Quy trình công việc được tự động hóa, thống nhất, chuẩn hóa, không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của những người tham gia quy trình. Việc chuẩn hóa và áp dụng ISO điện tử vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước là một trong những giải pháp quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, xây dựng chính quyền số của thành phố Hạ Long.

Để hỗ trợ tốt hơn công tác cải cách hành chính, thời gian tới, thành phố sẽ tiếp tục duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Đồng thời, tập trung triển khai ISO điện tử giúp cán bộ, công chức và lãnh đạo dễ dàng cập nhật những thay đổi về quy trình và biểu mẫu; tiết kiệm thời gian, chi phí. Góp phần tích cực trong việc thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” theo quy định của Chính phủ, chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính công được nâng cao, ngày càng tạo được lòng tin và sự hài lòng của người dân khi đến cơ quan hành chính nhà nước, là nền tảng quan trọng chuẩn bị cho việc xây dựng chính phủ điện tử, chính phủ số và số hóa quy trình, thủ tục hành chính Nhà nước, hướng đến một nền hành chính hiện đại, dân chủ, trong sạch, vững mạnh./.